يتم تكليف أحد أعضاء هيئة التدريس ممن تتوفر لديه الكفاءة والخبرة ،أن يكون عضو هيئة تدريس بالكلية ويدير الوحدة وفق المهام التالية:
1- تمثيل وحدة الارشاد الأكاديمي لدى جميع الادارات داخل الجامعة.
2- العمل على النهوض بالارشاد الأكاديمي بالكلية وتحقيق أهدافه كاملة.
3- متابعة تنفيذ جميع مخططات الارشاد الأكاديمي التي تضعها الجامعة بأقسام الكلية المختلفة.
4- أن يكون مسئول مسؤولية كاملة عن شعبة البرامج التطويرية بالوحدة وأن يقوم بعمل مقترحات لتطوير الوحدة أو صياغة نماذج جديدة بالكلية حتى تكون متفردة بين كليات الجامعة.
5- عقد اللقاءات الدورية ومتابعة عمل جميع المرشدين الأكاديميين بأقسام الكلية وتوحيد؟ الأعمال في جميع أقسام الكلية.
6- العمل على منع وقوع أي مشكلات تتعلق بالطلاب والعمل على حلها حال وقوعها.
7- اقتراح دورات وندوات توعوية في مجال الارشاد الأكاديمي والمساعدة في التخطيط لها.
8- استقبال جميع التعميمات الواردة من الجامعة والعمل على تنفيذها بالكلية والرد عليها.
9- حضور الاجتماعات التي تعقد بالجامعة ومتابعة كل ما هو جديد في الارشاد الأكاديمي بالجامعة و الكليات الأخرى.
– تهيئة الظروف المناسبة لتحقيق النمو السوي للطلاب ، وبناء علاقات اجتماعية إيجابية مع زملائه وأعضاء هيئة التدريس ومنسوبي الجامعة.
– تهيئة الطلاب المستجدين لمعرفة الحياة الجامعية من خلال برامج إرشادية وتوجيهية للتعريف بالكلية وعمادتها وأقسامها المساندة وشرح كيفية حصول الطالب على خدماتها.
– تحفيز الطلاب المتفوقين على المزيد من التحصيل وتوجيههم نحو استثمار قدراتهم وإمكاناتهم في المجالات التي تتناسب مع ميولهم واهتماماتهم العلمية.
– متابعة الطلاب المتعثرين دراسيا ومساعدتهم على اكتساب المهارات اللازمة لزيادة تحصيلهم العلمي.
– نشر الوعي باللوائح الأكاديمية و اجراءات العملية التعليمية وسط الطلاب وتتبعهم طوال سنوات الدراسة.
1. الإعلان عن اللوائح والقواعد والتعليمات والاجراءات المنظمة للدراسة والاختبارات.
2. الشؤون الطلابية الأكاديمية وتشمل ( المواظبة، ، اختيار التخصصات، التحويل من تخصص لآخر).
3. رفع تقارير دورية عن موقف الطلاب الذين تلقوا إنذارات أكاديمية.
4. مراجعة الخطة الدراسية للطلاب المقبلين على التخرج والتأكد من مطابقتها للوائح والنظم.
5. رفع تقرير سنوي من وحدة الارشاد الأكاديمي لعمادة الكلية حول سير العمل بالوحدة خلال العام الجامعي وانجازات الوحدة.
وهم أعضاء هيئة تدريس الذين يتم اختيارهم عن كل قسم من الأقسام الأكاديمية بالكلية ليمثلوا أقسامهم ويقدموا البرامج المقترحة من الأقسام الأكاديمية لوحدة الارشاد الأكاديمي ويقوموا بتوزيع مهام الارشاد الأكاديمي للطلاب على السادة أعضاء هيئة التدريس الذين يعملون بالبرنامج الاكاديمي .
على جميع الطلاب للحصول على خدمات الارشاد الأكاديمي الالتزام بالخطوات التالية:
1. الاتصال بوحدة الارشاد الأكاديمي و الحضور الى مقر الوحدة لطلب الخدمة بدءً من الأسبوع الأول في الدراسة.
2. تعبئة بعض الاستمارات الضرورية لفتح ملف خاص بالطالب، قبل مقابلة الرائد العلمي.
3. ضرورة ان يتعرف الطالب على المرشد الأكاديمي المسؤول عنه طوال سنوات الدراسة.
4. اجراء مقابلة أولية استشارية مع المرشد الأكاديمي في القسم لتحديد نوع الخدمة المناسبة للطالب.
5. يتوجه الطالب الى المرشد الأكاديمي لمساعدته في اختيار التخصصات الدراسية التي تناسبه.
6. يتم تسجيل البيانات المسجلة على الحاسب الآلي مع الاحتفاظ بصورة من النموذج بملف الطالب.
7. حصول الطالب على الجدول الخاص به من الموقع الخاص به ويتم طباعته والاحتفاظ به في ملف الطالب.
8. يجب على الطالب ان يراعي عند اختيار المقررات الدراسية أن يكون ناجحاً في المقرر الدراسي السابق في حال وجود متطلب سابق للمقرر.
9. على الطالب إكمال المقررات الاجبارية أولاً ( في حالة وجودها ).
10. على الطالب أن يتلقى التوجيه المناسب والتدريب وورش العمل اللازمة للدعم الطلابي.
11. على الطالب مراجعة القسم عند ما تواجهه أي مشكلة دراسية.
يهدف الارشاد الأكاديمي الى تزويد الطالب أو الطالبة بالمعلومات والمهارات المطلوبة لإتمام المرحلة الجامعية بنجاح وتفوق وتحفيز قدرات الطالب أو الطالبة الى أقصى درجة ممكنه. هذه وسيلة وليست هدف؟
ويقوم أعضاء هيئة التدريس بناء ً على خبراتهم بإرشاد الطلاب وتعريفهم بمتطلبات الأنظمة الأكاديمية و مساعدتهم في حل المشكلات والصعوبات التي تواجههم أثناء فترة الدراسة و التسجيل.
المرشد الأكاديمي الناجح ،هو الذي يستطيع أن يتفاعل مع طلابه ،وهو القادر على خلق التواصل الفاعل معهم من خلال الخطوات الآتية:
1. تعريف الطلاب المستجدين بنظام المقررات ونظام الدراسة.
2. الحصول على قائمة الطلاب الذين يقوم بالإرشاد عليهم من مكتب شؤون الطلاب أو من الموقع الإلكتروني.
3. الاجتماع بالطلاب وتعريفهم بنفسه.
4. بناء وترسيخ علاقة طيبة مبنية على الشفافية والاحترام المتبادل مع الطلاب.
5. تحديد مهام ودور المرشد الأكاديمي مع الطلاب وشرحها لهم.
6. عرض إيجابيات النظام الدراسي ومزاياه.
7. توزيع الأوراق والمطبوعات التعريفية حول النظام الدراسي.
8. معرفة أرقام ورموز المقررات.
9. التأكيد على أهمية حضور الطلاب وانضباطهم خلال مدة الدراسة.
10. عرض خطة العمل الخاصة بالمرشد الأكاديمي على الطلاب .
11. الاعلان عن الساعات المكتبية والارشادية وتوضيح أهمية التواصل خلالها مع الطلاب.
12. الإجابة على استفسارات الطلاب والترحيب بهم.
13. إعداد ملف إرشادي لكل طالب.
14. تجهيز كشف لمتابعة سير الطلاب الدراسي.
15. تفريغ نتائج الطلاب في سجلهم التراكمي .
16. إخبار الطلاب بضرورة الاحتفاظ بنسخة من أوراق الحذف والإضافة والاشعارات الفصلية.
17. مساعدة الطلاب على اختيار الاختصاص الملائم لقدراتهم وميولهم.
18. تنظيم جدول للجلسات الِارشادية الفردية.
19. مساعدة الطلاب على وضع خطة دراسية قابلة للتعديل حسب الحاجة.
20. الحصول على نموذج الخطة الدراسية لمرحلة البكالوريوس والاحتفاظ بها.
21. الاجتماع بالطلاب وتحديد حاجاتهم من المقررات الدراسية.
22. الإشراف على أعداد جدول الطلاب الدراسية واعتمادها.
23. التأكد من حضور الطالب للحد الأدنى من الساعات المطلوبة وفق المعدل التراكمي.
24. إرشاد الطلاب المتأخرين دراسياً والاجتماع معهم لمناقشة أسباب التأخير الدراسي.
25. الاهتمام بالطلاب المتفوقين والسعي لتكريمهم.
26. التواصل والتنسيق مع مكتب التسجيل وشؤون الطلاب.
27. المشاركة في تنظيم ورش عمل لتوعية الطلاب باللوائح والنظم الإدارية والأكاديمية للكلية بالإضافة إلى ورش عمل خاصه بالنجاح الأكاديمي وطرق الاستذكار الجيد.
يلعب الطلاب دوراً هاماً في الارشاد الأكاديمي حيث تقع عليهم مسئولية تحسين مستواهم وتقدمهم الدراسي وضرورة متابعة المرشد الأكاديمي الذي يقدم لهم المساعدة في اختيار البرامج الدراسية بفاعلية ونجاح ، ولابد أن يحقق الارشاد الأكاديمي أكبر عائد من المقابلات التي يعقدها المرشد مع الطالب. وعلي الطالب أن يستعد قبل مقابلة المرشد الأكاديمي ،بإتباع الخطوات التالية :
• معرفة الساعات الِارشادية ( المكتبية ) للرائد العلمي.
• تحديد موعد مبكر للطالب مع المرشد الأكاديمي ،ويفضل أن تكون المقابلات منتظمة بشكل دوري.
• يكتب الطالب أسئلته في ورقة خارجية و يحضرها عند المقابلة ،تحاشيا للنسيان.
• مراجعة الطالب للسجل الأكاديمي الذي يشرح للطالب ما يحتاجه القسم والكلية ويحدد كل النقاط الغامضة التي تحتاج الى شرح من الرائد العلمي.
• تجهيز وتحضير معلومات صحيحة مرتبطة بما يحتاجه الطالب.
• يتعين على الطالب احضار ملفه الدراسي وكل الأسئلة التي يرغب في الاستفسار عنها .
• يحرص الطالب على الاستفادة من المرشد الأكاديمي أثناء المناقشة لفهم كل ما يحتاجه.
• يحدد الطالب موعداً تقريبيًا للتخرج يتم مناقشته مع المرشد الأكاديمي ،لأخذ المشورة.
• العمل على وضع جدول دراسي تنفيذي بمعاونة المرشد الأكاديمي ، يدرسه الطالب في الفصل القادم.
• يضع الطالب بمساعدة المرشد الأكاديمي خطة مستقبلية لدراسة جميع المقررات المطلوبة.
• حضور جميع الاجتماعات التي يعقدها المرشد الأكاديمي.
• اتباع و تنفيذ كل ما يوصي به المرشد الأكاديمي.
• التواصل المستمر مع المرشد الأكاديمي عن طريق البريد الالكتروني تحسبا لأي طارئ.
• على المرشد الأكاديمي المسارعة في تبليغ الطالب بوسيلة اتصال سريع ، اذا حدث أي تغيير في برنامجه الدراسي.
• يعد الطالب ملفاً خاصاً بالارشاد الأكاديمي والدعم الطلابي ،يدون فيه جميع أسئلته و إجابات المرشد الأكاديمي و يحفظ فيه جميع الأوراق والمستندات الخاصة بإرشاده أكاديميا ً.
• يتحمل الطالب مسؤولية تقدمه الدراسي ويحرص دائما على استشارة مرشده الأكاديمي.